Как правильно указать на ошибку коллеге, чтобы он исправил, а не обиделся

Чтобы правильно указать на ошибку, претензию оставляют целиком. В ней четыре части: что случилось, к чему это привело, что вам нужно и к какому сроку. Убирают другое: «опять», «вечно», «сколько можно», сарказм, угрозы, оценки человека, капслок и лишние восклицательные знаки. Задачу из такого сообщения можно выполнить. А на упрёк человек отвечает обороной, и до исправления дело не доходит.

Было — стало: подрядчик сорвал срок макета

Было: «Опять сорвали сроки. Сколько можно? Если к пятнице макета не будет, ищите другого заказчика».

Стало: «Макет опаздывает на неделю, из-за этого стоит запуск рекламы. Жду его в пятницу до 18:00; если не успеваете, напишите сегодня, решим, что делать».

Что поменялось. «Опять» и «сколько можно» ушли: они про прошлые обиды, а не про этот макет. Вместо них появилось последствие — стоит запуск рекламы. Срок остался и стал точнее: не просто пятница, а пятница до 18:00. Угроза превратилась в следующий шаг: если не успевает, пусть скажет сегодня. Длина почти та же.

Мягче требование не стало. Подрядчик по-прежнему знает, что от него ждут и когда.

Три проверки перед отправкой

• Каждая фраза — о задаче или о человеке? «Вы всегда тянете» — о человеке, «макет опаздывает на неделю» — о задаче.
• Есть конкретный срок и понятный следующий шаг?
• Не добавились ли извинения и оговорки вроде «если вас не затруднит», из-за которых требование пропало? Смягчать тон — не значит просить прощения за то, что вы просите сделать работу.

Коллеге, руководителю и подрядчику пишут с разной степенью формальности. Суть у всех одна: факт, последствие, что нужно, срок.

Если спокойно написать не получается

Бывает, что злость ещё не прошла, а ответить надо сейчас. Тогда можно написать как есть и отдать текст навыку «Смягчить тон» в HeadHack. Он лежит в мини-приложении на вкладке «Навыки», в разделе «Коммуникация».

Навык задаёт три вопроса. Сначала просит вставить само сообщение — черновик в сердцах подходит, причёсывать его заранее не нужно. Потом спрашивает, кому оно: коллеге, руководителю, подрядчику, клиенту или близкому. И насколько смягчать: «Чуть-чуть», «Заметно» или «Максимально дипломатично».

В ответ приходит новый текст, готовый к отправке, и таблица «Было · Стало · Почему». По ней видно, какие слова ушли и что требование осталось на месте. Если в исходнике требование неясно, навык его не додумывает, а отмечает это.

Это не те 84 помощника, что отвечают вашим клиентам в переписке. Навык работает с одним вашим текстом по запросу и ничего не отправляет сам. Если нужно ответить клиенту, который написал резко, об этом отдельный пост: как смягчить резкий ответ клиенту. А если боитесь, что после правки нейросетью смысл уйдёт, прочитайте потеряется ли смысл, если исправить текст нейросетью.

Сколько стоит и где найти

Навыки бесплатны на всех тарифах, включая Free, но тратят токены из месячного лимита тарифа. На карточке «Смягчить тон» указан расход — около 4 тысяч токенов. Когда токены кончились, навыки не работают до нового месяца, и оплатить их с баланса нельзя. Лимиты расписаны в посте Тарифы HeadHack: лимиты, голос и оплата звёздами.

Открыть карточку навыка сразу: «Смягчить тон» в мини-приложении. Или напишите @Head_Hack_bot и перейдите на вкладку «Навыки».

Частые вопросы